6 Tips para nuestro presupuesto de Projecto BI

En ocasiones vemos como nuestro projecto de Data warehouse excede el presupuesto, nuestro
objetivo es indicar algunos tips que deberemos seguir al momento de presupuestar, está administración nos ayudará como administradores del proyecto a llevar los beneficios que la empresa espera.

1. Establecer claramente las metas, antes de el presupuesto.

No hay manera de conocer el costo si no sabemos lo que queremos construir, si dejamos que las metas sean muy amplias o generales la expectativas de nuestros usuarios pueden llevarnos a excedernos en el presupuesto o un final fatal para nuestro proyecto. La manera mas recomendable de tener las metas claras es ponerlas en papel y hacer que todos los involucrados estampen su firma, explicando detalladamente cuales seran los alcances limitaciones y costo.

2. Un vistazo a los datos y conversar con las personas que trabajan alrededor de ellos.

Es importante para el presupuesto saber que esta pasando en las fuentes de datos, en esta parte no interesa como está diseñado el modelo de datos, debemos dar mayor énfasis al valor de los datos por ejemplo si los campos mandatorios tienen inconsistencias o datos basura.
Podrían existir casos en que tendremos que ordenar esos datos debido a segmentaciones erroneas, datos mal imputados ,etc, en este paso consideraremos, o no, el uso de agregar a nuestro presupuesto una auditoría de datos. En este caso las personas que conocen o saben mas acerca de los datos toman un rol importante, pues ellos saben cuales son las falencias constantes.

3. Las pruebas de concepto.

Cuando se tienen iniciativas para desarrollos de Inteligencia de Negocios, una practica común es realizar pequeñas pruebas de concepto, que ayudan a determinar rápidamente los aspectos funcionales de los componentes que utilizaremos para nuestro proyecto BI, nuestros vendedores ofreceran las soluciones en cuanto a hardware, software e incluso una posible consultoría. Las pruebas de concepto deben ser exaustivas y lo mas cercanas al producto final, cual fácil y rápida es la implementación, cuánto requiere de hardware, aspectos de seguridad, como va a afectar la congestión de mi red, son temas que debemos tomar en cuenta.

4. Involucrar al equipo humano en el presupuesto del proyecto.

Como administradores del proyecto, toda la responsabilidad acerca de el presupuesto es nuestra, cuando hablamos de involucrar un equipo será estimar los recursos y tiempo para el proyecto, desde los que instalan y configurar el hardware y software hasta los tiempos que utilizaremos en el desarrollo.

5. Tener un plan de contingencia e incluirlo dentro de nuestro presupuesto.

Existen dos errores comunes en el presupuesto de BI, no tener un plan de contingencia o usarlo prematuramente. Las contingencias no son muy populares debido a que incrementa el costo del proyecto lo cual hace difícil su aprobación, o aparentan cierta debilidad o falta de estudio en el desarrollo del presupuesto. Todos sabemos que siempre existirán los imprevistos como problemas técnicos, desarrollo adicional en software por problemas de incompatibilidad o requerir mas hardware de lo previsto en caso de compartir recursos con otros proyectos.

Consideremos estos tips para empezar con buen pie nuestro proyecto de Inteligencia de Negocios.

Buscando el éxito en el cumplimiento de las metas asignadas

Si quereremos que nuestro equipo logre concluir con éxito las metas propuestas, debemos establecer con la ayuda de nuestro equipo, cuantificar o tangibilizar los rangos o números que mediran nuestros logros, algunos pasos son:

• Definir las metas y criterios para evaluar nuestro avance.
• Hacer que cada meta sea comprensible y medible.

1. Definir las metas, definir criterios para evaluar el avance de las metas y como cuantificaremos los criterios para evaluar el avance, para esto proponemos una reunión en base al siguiente cuestionario:
¿Cuáles son las metas que debemos lograr como equipo? Definir metas cuantificables que el equipo debe esforzarse en conseguir, como por ejemplo, satisfacción del cliente, crear nuevos productos, o incrementar las ventas, etc.

¿Cuáles son las tareas para cada miembro del equipo? Es muy importante asignar las responsabilidades a cada miembro obviamente si cada uno de los integrantes no cumple con sus tareas asignadas arriesga los objetivos y propositos del grupo.

Preparando metas claras y medibles
Para este paso nosotros y nuestro equipo debemos definir todos los terminos y medidas para cada una de las metas, por ejemplo si una meta es incrementar las ventas, entonces definiremos
el porcentaje que debemos cubrir en ventas para el presente mes.

Escuchando todas las ideas de nuestro equipo debemos dicernir las metas que no puedan ser medibles como por ejemplo el nivles de insastisfacción del clientes, si el cliente desconoce este termino o si las dudas persisten no servirá un trabajo de investigación.

Mejorar las metas es importante por muchas razones, una de ellas es que constantemente nuestro equipo estara enterado del grado de avance individual y colectivo lo cual alienta para seguir avanzando o estimula para no quedar resagados.

BI SaaS

Las pequeñas y medianas empresas inicialmente no pueden costear soluciones de BI debido a los costos de inversión, es conocida la necesidad de soluciones de inteligencia de negocios en todos los niveles y el no tener esta herramienta es una debilidad al tomar decisiones, por lo que nace SaaS para BI que se encarga de proveer soluciones según lo requerido por el cliente , el recolectar, transformar ,automatizar y presentar la información sera la tarea de SaaS, un ambiente fuera de la compañia al que accederan a través de paginas web los usuarios encargados de analizar información.

Según la consultora Gartner para el 2011 el 25% de soluciones TI serán SaaS lo cual indica que también existira un crecimiento para soluciones BI, existen casos de éxito como el de la empresa salesforce.com que ofrece el servicio de CRM o el de google ampliamente conocido.

La ventaja mas importante es el Cero costo en adquisición de hardware y licencias, no requiere nuevos administradores de bases de datos ni nuevos programadores, mínimo tiempo en implementación y se eliminan los costos de mantenimiento.

La desventaja mas significativa que podría presentarse es que el usuario final no pueda llegar a análizar el nivel mas granulado o detallado, debido a que el ancho de banda es el factor que restringe la cantidad de datos que el cliente pueda recibir desde su pagina web.